Regulamin najmu sal - Moje Klimaty Łódź

REGULAMIN NAJMU KRÓTKOTERMINOWEGO LOKALU „MOJE KLIMATY”

§ 1 Definicje

Na potrzeby niniejszego regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
Wynajmujący – firma Moje Klimaty Monika Krawczyk-Sykuła, z siedzibą przy ul. Jarosława Dąbrowskiego 91B, 93-202 Łódź, NIP: 7251777362.
ING Bank PL 48 1050 1461 1000 0090 8494 0783
Najemca – osoba fizyczna lub prawna dokonująca krótkoterminowego wynajmu Lokalu udostępnianego przez Wynajmującego.
Lokal / Lokal „Moje Klimaty” – umeblowana i wyposażona przestrzeń wynajmowana krótkoterminowo przez Wynajmującego, przeznaczona do organizacji wydarzeń, znajdująca się przy al. Gen. J. Dąbrowskiego 91b, 93-202 Łódź. W regulaminie dopuszcza się również użycie zamiennie określenia „sala”.
Wydarzenie – każda forma spotkania organizowanego przez Najemcę w Lokalu, w szczególności: impreza okolicznościowa, warsztat, szkolenie, sesja zdjęciowa, nagranie lub inne wydarzenie prywatne lub komercyjne.
Rezerwacja – zgłoszenie chęci najmu Lokalu przez Najemcę, potwierdzone przez Wynajmującego oraz opłacone w całości zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym regulaminie.
Regulamin – niniejszy dokument określający zasady najmu i korzystania z Lokalu „Moje Klimaty”.

§ 2 Postanowienia ogólne

Regulamin określa warunki korzystania z Lokalu „Moje Klimaty”, jego wyposażenia oraz zasad współpracy pomiędzy Wynajmującym a Najemcą.
Lokal wynajmowany jest wyłącznie na czas określony, na potrzeby wydarzeń wskazanych przez Najemcę i zaakceptowanych przez Wynajmującego.
Rezerwacja Lokalu oraz dokonanie płatności stanowi zawarcie umowy najmu pomiędzy Najemcą a Wynajmującym.
Najemca zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego regulaminu oraz ponosi odpowiedzialność za zachowanie uczestników wydarzenia.
Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy rezerwacji osobom, które naruszyły wcześniej zasady najmu lub nie przestrzegały niniejszego regulaminu.

§ 3 Przedmiot świadczenia usług

Przedmiotem regulaminu jest określenie zasad krótkoterminowego najmu Lokalu „Moje Klimaty” na potrzeby organizacji wydarzeń.
Wynajmujący udostępnia Lokal na czas wskazany w potwierdzeniu rezerwacji, wraz z wyposażeniem określonym w ofercie, wyłącznie na potrzeby zgłoszonego wydarzenia.
Wynajmujący nie świadczy usług gastronomicznych, hotelarskich ani przechowywania rzeczy. Najemca organizuje wydarzenie we własnym zakresie, korzystając z Lokalu jako przestrzeni wynajmowanej czasowo.
W cenie najmu zawarta jest usługa sprzątająca po wydarzeniu. Po zakończeniu wydarzenia prosimy jedynie o podstawowe uporządkowanie sali – tak, zostawia się przyjazne miejsce po miłym spotkaniu. W szczególności zebrania śmieci do worków na śmieci, odłożenia wyposażenia na miejsce, zadbanie o naczynia, postawienie na blacie (włożenie ich do zmywarki – wedle uznania.)
Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej pomiędzy Wynajmującym a Najemcą. Zawarcie umowy najmu lub dokonanie rezerwacji oznacza akceptację jego postanowień.
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do pobrania zwrotnej kaucji zabezpieczającej. Szczegółowe zasady jej wpłaty i zwrotu zawarte są w §5 niniejszego regulaminu.

§ 4 Rezerwacja i płatności

Rezerwacja Lokalu „Moje Klimaty” odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza rezerwacyjnego dostępnego na stronie internetowej Wynajmującego.
Warunkiem skutecznej rezerwacji jest: a) wypełnienie formularza rezerwacyjnego, b) akceptacja niniejszego regulaminu, c) dokonanie pełnej płatności lub zaliczka za wynajem Lokalu.
Umowa najmu zostaje zawarta z chwilą akceptacji regulaminu i dokonania płatności.
Dokonując płatności, Najemca oświadcza, że jest osobą pełnoletnią i posiada zdolność do zawarcia umowy cywilnoprawnej.
Ostateczne potwierdzenie rezerwacji następuje po zaksięgowaniu kaucji zabezpieczającej, jeśli jest wymagana zgodnie z §5.
Obecnie płatności za wynajem przyjmujemy wyłącznie przelewem bankowym na konto: ING Bank Śląski S.A. PL48 1050 1461 1000 0090 8494 0783
Pracujemy nad wdrożeniem dodatkowych form płatności online, które będą dostępne w przyszłości.
Brak skutecznej płatności skutkuje anulowaniem rezerwacji i zwolnieniem terminu.
Ceny wynajmu są widoczne w systemie rezerwacyjnym i ustalane indywidualnie, zależnie od terminu, sali i liczby godzin.
Opłata obejmuje: a) udostępnienie Lokalu na zarezerwowany czas, b) korzystanie z wyposażenia zgodnie z ofertą, c) usługę sprzątania po wydarzeniu.

§ 5 Kaucja zabezpieczająca

Wynajmujący zastrzega sobie prawo do pobrania zwrotnej kaucji zabezpieczającej w wysokości 1000,00 zł brutto w przypadku wydarzeń o podwyższonym ryzyku, w szczególności:
a) imprez wieczornych,
b) wydarzeń młodzieżowych,
c) wydarzeń z alkoholem,
d) wydarzeń o dużej liczbie uczestników lub podwyższonym stopniu zużycia Lokalu.
Decyzję o konieczności wpłaty kaucji podejmuje Wynajmujący i informuje Najemcę nie później niż 5 dni przed planowanym wydarzeniem.
Kaucja musi zostać opłacona najpóźniej 2 dni przed wydarzeniem, przelewem bankowym lub przez system płatności elektronicznych.
Brak wpłaty kaucji skutkuje anulowaniem rezerwacji.
Kaucja zostanie zwrócona Najemcy do 5 dni roboczych po zakończeniu wydarzenia, po sprawdzeniu stanu Lokalu.
Wynajmujący ma prawo potrącić z kaucji kwotę odpowiadającą:
a) stwierdzonym szkodom w Lokalu lub wyposażeniu,
b) konieczności wykonania ponadstandardowego sprzątania,
c) przekroczeniu czasu najmu,
d) naruszenia postanowień regulaminu,
e) zakłócania ciszy nocnej w przypadku przyjazdu policji lub interwencji mieszkańców.
Najemca, dokonując rezerwacji, oświadcza, że:
a) ukończył co najmniej 18 lat lub
b) ukończył 13 lat i działa za zgodą przedstawiciela ustawowego, lub
c) posiada inną zdolność do zawarcia umowy zgodnie z przepisami prawa.
Wynajmujący może poprosić o dane adresowe i potwierdzenie wieku Najemcy.
Osoba dokonująca płatności musi być tożsama z osobą wskazaną w formularzu rezerwacyjnym. a) W przypadku rozbieżności wymagane jest ponowne wypełnienie formularza przez właściwą osobę. b) Brak korekty danych może skutkować odmową potwierdzenia rezerwacji.

§ 6 Rezygnacja i zmiany w rezerwacji

W przypadku rezygnacji z rezerwacji wpłacona zaliczka oraz opłata rezerwacyjna nie podlegają zwrotowi.
Istnieje możliwość przeniesienia rezerwacji na inny dostępny termin, po wcześniejszym uzgodnieniu z Wynajmującym. Zmiana terminu możliwa jest wyłącznie w przypadku dostępności Lokalu oraz po zgłoszeniu takiej prośby odpowiednio wcześniej przed planowaną datą wydarzeni
Jeśli kaucja została już opłacona, podlega ona zwrotowi w całości, niezależnie od terminu rezygnacji.
Najemca może bezpłatnie zmienić termin lub wybrany Lokal, jeżeli: a) nowy termin i sala są dostępne, b) zmiana zostanie zgłoszona nie później niż 30 dni przed pierwotnym terminem, c) dokonana zostanie nowa rezerwacja przez formularz.
Jeśli nowa rezerwacja jest droższa, Najemca zobowiązany jest do dopłaty różnicy.
Za zgodą Wynajmującego możliwe jest przedłużenie wydarzenia, o ile: a) Lokal jest dostępny, b) nie ma kolejnych rezerwacji, c) nie zaplanowano prac serwisowych, d) uzgodniono wcześniej warunki i wysokość dopłaty.
W przypadku anulowania rezerwacji przez Wynajmującego z przyczyn niezależnych (np. awaria, siła wyższa), Najemcy przysługuje zwrot pełnej opłaty i kaucji, bez prawa do dodatkowego odszkodowania.
Zwroty dokonywane są przelewem na numer konta wskazany przez Najemcę, w ciągu 7 dni roboczych od zatwierdzenia rezygnacji lub anulowania rezerwacji.

§ 7 Ceny i opłaty

Ceny za wynajem Lokalu są ustalane indywidualnie i zależą od wybranej sali, liczby godzin, dnia tygodnia oraz daty wydarzenia. Aktualne ceny widoczne są w systemie rezerwacyjnym podczas składania rezerwacji.
W przypadku tzw. dni specjalnych (święta, Sylwester, itp.) mogą obowiązywać odrębne stawki – są one również widoczne w formularzu rezerwacyjnym.
Minimalna opłata za wynajem w weekend (piątek od godz. 16:00, sobota, niedziela) wynosi równowartość 8 godzin najmu. W zarezerwowanym czasie powinny mieścić się wszystkie działania związane z wydarzeniem, w tym przygotowanie sali (np. dekoracje, ustawienie stołów, catering, testowanie sprzętu), przebieg samego wydarzenia oraz porządkowanie po jego zakończeniu.
Zaleca się, aby planując godzinę rozpoczęcia wydarzenia, Najemca odpowiednio wcześniej uwzględnił w rezerwacji potrzebny czas na przygotowanie Lokalu – tak, aby móc spokojnie i komfortowo rozpocząć zaplanowane spotkanie.
W cenie najmu zawarte są: a) standardowe sprzątanie po wydarzeniu, b) zużycie mediów (prąd, woda, ogrzewanie, internet), c) dostęp do zaplecza kuchennego oraz wyposażenia sali zgodnie z ofertą.
W przypadku ponadnormatywnego zabrudzenia Lokalu lub uszkodzenia wyposażenia, Wynajmujący ma prawo naliczyć dodatkowe opłaty.
Kaucja zabezpieczająca, jeśli została pobrana, podlega zwrotowi w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia wydarzenia, na numer konta wskazany przez Najemcę.
W przypadku stwierdzenia szkód, Wynajmujący ma prawo potrącić część lub całość kaucji w wysokości odpowiadającej wartości szkód. Jeżeli wartość szkód przekracza wysokość kaucji, Najemca zobowiązany jest do dopłaty różnicy.
Wynajmujący może dochodzić od Najemcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli szkoda wykracza poza wartości wskazane w Cenniku Szkód.
Faktura za wynajem zostanie wystawiona na życzenie Najemcy po podaniu danych do faktury i przesłana na adres e-mail wskazany w formularzu.
Najemca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Jeśli potrzebuje wersji papierowej, powinien zgłosić to w formularzu lub mailowo niezwłocznie po dokonaniu rezerwacji.
W przypadku przedłużenia pobytu ponad ustalony czas, Wynajmujący ma prawo naliczyć dodatkową opłatę za każdą rozpoczętą godzinę, zgodnie z obowiązującą stawką godzinową.
Najemca niniejszym wyraża zgodę na potrącenie takich opłat z kaucji zabezpieczającej.
Najemca ma możliwość dokupienia usług dodatkowych, takich jak elementy wyposażenia, oświetlenie, nagłośnienie czy dekoracje. Szczegółowa lista usług oraz ich ceny dostępna jest na stronie internetowej. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do modyfikacji oferty usług dodatkowych.

§ 8 Wejście, dostęp do Lokalu i zakończenie wydarzenia

Najemca może wejść do Lokalu najwcześniej 30 minut przed rozpoczęciem rezerwacji.
Dostęp do Lokalu odbywa się za pomocą indywidualnego kodu do drzwi, który zostanie przesłany SMS-em lub e-mailem nie później niż 3 godziny przed rozpoczęciem rezerwacji, pod warunkiem wcześniejszego uregulowania płatności oraz – jeśli dotyczy – wpłaty kaucji.
Kod będzie aktywny od 30 minut przed rozpoczęciem rezerwacji do 15 minut po jej zakończeniu.
Lokal funkcjonuje w trybie bezobsługowym – nikt z obsługi nie jest obecny na miejscu, chyba że charakter wydarzenia uzasadnia obecność Opiekuna Lokalu.
W razie potrzeby kontakt z Opiekunem Lokalu możliwy jest telefonicznie – dane kontaktowe zostaną przesłane wraz z kodem dostępu.
Najemca ma obowiązek zgłoszenia wszelkich usterek, braków lub uszkodzeń wyposażenia w ciągu 60 minut od wejścia do Lokalu. Po tym czasie przyjmuje się, że Lokal został wydany w stanie kompletnym i bez zastrzeżeń.
Po zakończeniu wydarzenia Najemca zobowiązany jest do: a) wyłączenia urządzeń elektrycznych, b) zgaszenia świateł, c) zakręcenia kranów, d) zamknięcia drzwi wejściowych za pomocą otrzymanego kodu.
Kod traci ważność 15 minut po zakończeniu rezerwacji, co oznacza również koniec dostępu do Lokalu.

§ 9 Prawa i obowiązki Najemcy

Najemca ma prawo do korzystania z całego wynajętego Lokalu oraz znajdującego się w nim wyposażenia, zgodnie z jego przeznaczeniem.
Najemca może tymczasowo przestawiać meble i elementy wyposażenia, a także wprowadzać własne dekoracje lub oświetlenie, pod warunkiem przywrócenia Lokalu do stanu, w jakim został wydany.
Najemca może korzystać z pełnego zaplecza kuchennego, w tym m.in. zmywarki, lodówki, podgrzewaczy, naczyń.
Zabrania się podnajmu Lokalu osobom trzecim oraz wykorzystywania go do prowadzenia działalności sprzecznej z prawem.
Najemca ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkich uczestników wydarzenia, w tym dzieci i zwierzęta obecne na terenie Lokalu.
Najemca zobowiązany jest do przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa, zasad BHP oraz zaleceń Wynajmującego i opiekuna Lokalu.
Najemca jest zobowiązany do zakończenia wydarzenia zgodnie z czasem określonym w rezerwacji oraz do zachowania porządku i spokoju poza wynajmowanym lokalem, szczególnie w częściach wspólnych budynku.

§ 10 Prawa i obowiązki Wynajmującego

Wynajmujący zobowiązuje się udostępnić Najemcy Lokal czysty, przygotowany do użytkowania, wyposażony zgodnie z opisem zawartym w Załączniku nr 1.
Wynajmujący zapewnia Najemcy możliwość kontaktu z Opiekunem Lokalu w czasie trwania wydarzenia, pod numerem przekazanym w wiadomości z kodem dostępu.
Wynajmujący może wejść do Lokalu w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w sytuacjach awaryjnych, zagrożenia zdrowia lub życia, lub w celu kontroli technicznej obiektu.
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odwołania rezerwacji z ważnych powodów, w tym w szczególności z przyczyn niezależnych (awaria, siła wyższa, decyzje administracyjne itp.). W takim przypadku Najemca otrzymuje zwrot pełnej opłaty oraz ewentualnej kaucji.
Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Najemcę lub uczestników wydarzenia w Lokalu.
Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej za opóźnienie rozpoczęcia najmu lub brak możliwości udostępnienia Lokalu z przyczyn niezależnych od niego, takich jak: awarie, przerwy w dostawie mediów, pożar, powódź, inne klęski żywiołowe, wojny, zamieszki, akty wandalizmu, epidemie, decyzje władz publicznych lub inne przypadki siły wyższej. W takich sytuacjach możliwe jest ustalenie innego terminu najmu lub rozwiązanie umowy z pełnym zwrotem opłat.

§ 11 Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych Najemców jest Monika Krawczyk-Sykuła, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą „Moje Klimaty”, z siedzibą przy ul. Jarosława Dąbrowskiego 91B, 93-202 Łódź, NIP: 7251777362.
Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy najmu oraz ewentualnego wystawienia faktury, a także w celach kontaktowych, związanych z organizacją wydarzenia.
Najemca ma prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu zgodnie z przepisami RODO.
Obiekt „Moje Klimaty” objęty jest całodobowym monitoringiem wizyjnym (bez fonii), mającym na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz ochrony mienia.
Monitoring obejmuje także pomieszczenia dostępne dla Najemcy.
Nagrania z monitoringu zawierają wyłącznie obraz i nie są wykorzystywane do celów komercyjnych.
Udostępnienie nagrań możliwe jest wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.
Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione przez Wynajmującego, w tym osoby zarządzające obiektem..
Czas przechowywania nagrań ustalany jest zgodnie z wewnętrzną polityką bezpieczeństwa Wynajmującego i wynosi maksymalnie 30 dni, chyba że nagrania stanowią dowód w postępowaniu.

§ 12 Odpowiedzialność za szkody i wyposażenie Lokalu

Najemca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w Lokalu, wynikające z działania lub zaniechania jego samego lub uczestników wydarzenia.
Odpowiedzialność Najemcy za gości ma charakter gwarancyjny.
Najemca zobowiązany jest do niezwłocznego zgłoszenia wszelkich szkód, usterek lub braków w wyposażeniu, które powstały podczas wydarzenia.
Najemca nie ma prawa dokonywać samodzielnych napraw ani ingerować w wyposażenie Lokalu bez uprzedniej, pisemnej zgody Wynajmującego.
Równowartość wszelkich szkód lub braków wyposażenia pokrywana jest przez Najemcę.
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do dokonania napraw lub zakupu nowego wyposażenia na koszt Najemcy, bez konieczności wcześniejszego wezwania go do usunięcia szkód ani uzyskiwania zgody sądowej.
Wynajmujący ma prawo sprawdzić stan techniczny Lokalu do kilku godzin po zakończeniu wydarzenia, np. zgodnie z harmonogramem pracy serwisu sprzątającego.
W przypadku stwierdzenia szkód lub braków w wyposażeniu, Najemca zobowiązany jest do pokrycia kosztów ich usunięcia lub zakupu nowego wyposażenia w terminie wskazanym przez Wynajmującego.
Wynajmujący zobowiązuje się do przedstawienia dokumentacji zdjęciowej szkód drogą mailową, na adres wskazany w formularzu rezerwacyjnym.
Wynajmujący ma prawo do potrącenia z kaucji kwoty odpowiadającej wysokości szkód.
W przypadku, gdy wartość szkód przekracza wysokość kaucji zabezpieczającej, Najemca zobowiązany jest do uregulowania brakującej kwoty.

§ 13 Współdzielenie przestrzeni

Obiekt „Moje Klimaty” składa się z trzech niezależnych lokali, które mogą być wynajmowane równolegle na różne wydarzenia.
Najemca przyjmuje do wiadomości, że w czasie trwania jego rezerwacji mogą odbywać się inne wydarzenia w pozostałych salach.
Lokale są wyraźnie oznaczone, a każdy Najemca oraz jego goście zobowiązani są do korzystania wyłącznie z przestrzeni objętej daną rezerwacją.
W przypadku przebywania gości w innych lokalach (np. na zaproszenie uczestników innych wydarzeń), zobowiązani są oni do uszanowania prywatności oraz komfortu pozostałych uczestników imprez.
Pomieszczenia wspólne, w tym w szczególności hol wejściowy oraz korytarze, przeznaczone są do odpoczynku i komunikacji – nie stanowią przestrzeni do organizacji wydarzeń ani rozszerzania imprezy.
Najemca i jego goście zobowiązani są do poszanowania innych użytkowników obiektu oraz zachowania kultury współistnienia, w tym unikania hałasu poza wynajętą salą.
Obiekt „Moje Klimaty” powstał z myślą o tworzeniu przestrzeni otwartej, gościnnej i pełnej wzajemnego szacunku. Współdzielenie miejsca z innymi wydarzeniami stanowi część tej idei – opartej na życzliwości, uważności i wzajemnym zrozumieniu.

§ 14 Postanowienia końcowe

Regulamin obowiązuje w wersji aktualnej na dzień dokonania rezerwacji Lokalu i stanowi integralną część umowy najmu.
Treść niniejszego Regulaminu jest dostępna:
a) na stronie internetowej Wynajmującego,
b) na terenie Lokalu,
c) w wersji uproszczonej – udostępnionej dla gości uczestniczących w wydarzeniach.
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w treści Regulaminu. Nowa wersja będzie każdorazowo publikowana na stronie internetowej.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
Wszelkie spory wynikające z realizacji umowy najmu strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozwiązywać polubownie, a w razie braku porozumienia – przed sądem właściwym dla siedziby Wynajmującego.

§ 15 Załączniki

Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią następujące załączniki:
a) Załącznik nr 1 – Cechy oraz wyposażenie Lokalu
b) Załącznik nr 2 – Cennik szkód
c) Załącznik nr 3 – Dodatkowe usługi cennik
Załączniki dostępne są na stronie internetowej Wynajmującego oraz mogą zostać udostępnione Najemcy drogą mailową na jego życzenie

REGULAMIN NAJMU KRÓTKOTERMINOWEGO LOKALU „MOJE KLIMATY”

Sale na każdą okazję w Łodzi